W sytuacji podjęcia decyzji o wypowiedzeniu umowy o pracę lub o wypowiedzeniu warunków pracy pracownikowi ww. dokumenty należy doręczyć zainteresowanemu. Najlepiej doręczyć oczywiście osobiście. Wówczas pracownik potwierdzi odręcznym podpisem jego odbiór, a jeśli się od tego uchyla, to należy do akt osobowych sporządzić notatkę służbową  o odmowie odbioru dokumentu przez pracownika.

Jednak w dobie pandemii i stosowanej powszechnie pracy zdalnej sprawa często nie jest już taka prosta i oczywista. Co zatem zostaje?

   Doręczenie za pomocą poczty lub kuriera   

Zawsze można wysłać wypowiedzenie za pomocą operatora pocztowego (listem poleconym, zwykle za potwierdzenie odbioru) lub skorzystać z usług firmy kurierskiej. W przypadku doręczenia pocztowego w razie nieobecności adresata pod adresem, pozostawione będzie awizo. Kiedy pracownik odbierze na poczcie awizowany list, wypowiedzenie można uznać za doręczone.

Jeżeli jednak pracownik celowo nie odbiera korespondencji to może pojawić się problem. Przed pandemią Covid-19 sprawa była jasna: posiłkując się orzecznictwem Sądu Najwyższego uważało się, że wypowiedzenie jest skutecznie złożone, jeżeli pracownik świadomie nie podejmuje przesyłki pocztowej zawierającej oświadczenie pracodawcy, a ma realną możliwość zapoznania się z jego treścią, tzn. nic nie stoi na przeszkodzie żeby ją odebrał. Wówczas uznawano, że pracownik najpóźniej z upływem siódmego dnia od chwili powtórnego awizowania przesyłki zawierającej wypowiedzenie pracodawcy mógł zapoznać się z jego treścią.

Przepisy prawne uchwalone w związku z pandemią Covid-19 skomplikowały sprawę. Ustawa o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 w art. 98 przyjęła następującą zasadę: nieodebrane pisma podlegające doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez Pocztę Polską, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów.

Zatem obecnie najlepiej skorzystać z usług firmy kurierskiej z licznymi próbami doręczenia (do skutku) lub złożenie wypowiedzenia w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykły e-mail niestety nie wystarczy.

Autor: Radca Prawny Ewelina Ładyga-Buczko