Od 07 kwietnia 2023 r. wejdą w życie zmiany do Kodeksu pracy związane z uregulowaniem  zasad pracy zdalnej. W związku z tym na Tobie jako Pracodawcy ciąży szereg obowiązków dokumentacyjnych  wymaganych dla prawidłowego wdrożenia w swoim przedsiębiorstwie zmian.

Krótko nadmieniam, że według nowych przepisów mamy de facto trzy rodzaje pracy zdalnej:

1. stałą – czyli świadczenie pracy wyłącznie zdalnie,
2. naprzemienną (hybrydową) – praca wykonywana częściowo zdalnie, częściowo tradycyjnie (w biurze, siedzibie pracodawcy itp.),
3. praca zdalna okazjonalna.

W związku z tym poniżej przedstawiam listę dokumentów, które powinieneś posiadać aby prawidłowo stosować nowe przepisy:

Wnioski pracownika:

1. Podstawowy dokument: Wniosek pracownika o pracę zdalną (stałą lub naprzemienną),
2. Wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym,
3. Wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy (przy pracy zdalnej stałej lub naprzemiennej).

Oświadczenia Pracownika:

1. Oświadczenie pracownika, w sprawie zapoznania się z procedurą ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej (przy każdym rodzaju pracy zdalnej)
2. Oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej (przy pracy zdalnej na polecenie pracodawcy),
3. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz o zobowiązaniu się do ich przestrzegania (każdy rodzaj pracy zdalnej)

Dokumentacja Pracodawcy:

1. Polecenie wykonywania pracy zdalnej (z polecenia Pracodawcy),
2. Porozumienie pracodawcy i zakładowej organizacji związkowej o zasadach wykonywania pracy zdalnej (jak istnieją u Pracodawcy organizacje),
3. Porozumienie z pracownikiem o wykonywaniu pracy zdalnej (gdy brak porozumienia z organizacją związkową, regulaminu pracy zdalnej lub polecenia pracodawcy),
4. Regulamin pracy zdalnej,
5. Informacja pracodawcy o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku o pracę zdalną ((przy pracy zdalnej stałej lub naprzemiennej),
6. Informacja o warunkach zatrudnienia w przypadku pracy zdalnej (przy pracy zdalnej stałej lub naprzemiennej).
7. Procedura ochrony danych osobowych przyjmowanych przez pracodawcę na potrzeby wykonywania pracy zdalnej (każdy rodzaj pracy zdalnej),
8. Ocena ryzyka zawodowego, uwzględniająca wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne (każdy rodzaj pracy zdalnej),
9. Informacja o zasadach BHP w trakcie pracy zdalnej (każdy rodzaj pracy zdalnej).

W razie pytań zapraszam do kontaktu.

Autor: Mec. Ewelina Ładyga-Buczko