Dyrektywa unijna o ochronie sygnalistów została uchwalona w 2019 r., a wprowadzenie do prawa krajów członkowskich UE jej zapisów dotyczących dużych przedsiębiorstw (zatrudniających 250 i więcej pracowników) miało nastąpić do 17 grudnia 2021 r.

Mniejsze przedsiębiorstwa (zatrudniające między 50 a 249 pracowników) nowymi przepisami mają zostać objęte do 17 grudnia 2023 r.

W Polsce ustawa o sygnalistach jak na razie nie została jeszcze uchwalona, w styczniu 2023 r. został przedłożony kolejny rządowy projekt.

Pytanie zasadnicze: Kim jest sygnalista?

To osoba, która w przedsiębiorstwie zawiadamia o nieprawidłowościach czyli o czymś, co jest niedobre dla organizacji.  Sygnalista (w projekcie ustawy zgłaszający) to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (np. nierzetelne rozliczanie się przez pracowników, mobbing itp.).

Głównym celem ustawy jest zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistom przed środkami odwetowymi związanymi z dokonanymi zgłoszeniami.

Wdrożenie odpowiedniej procedury w ww. temacie spoczywa na Tobie Pracodawco.

Opierając się na projekcie ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia (czyli sygnalistów) niezbędne będzie wdrożenie wewnętrznych kanałów przyjmowania zgłoszeń czyli inaczej regulaminu (inaczej: rozpisana mapa działań od zgłoszenia aż do rozstrzygnięcia sprawy).

Poza regulaminem, będziesz musiał przygotować kanał zgłoszeń, a więc ustanowić techniczne środki umożliwiające złożenie zgłoszenia, np. przez stronę internetową i urządzenia mobilne wraz z:

1. formularzem do zgłaszania naruszeń,
2. możliwością podglądu aktualnego statusu zgłoszenia.

Wszystko powyższe winno być całkowicie poufne.

Dodatkowo musisz przygotować i prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym powinien gromadzić następujące dane:

1. Numer sprawy;
2. Przedmiot naruszenia;
3. Datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
4. Informację o podjętych działaniach następczych;
5. Datę zakończenia sprawy

Należy zaznaczyć, że będziesz administratorem danych osobowych wskazanych w ww. rejestrze. W każdym przypadku zgłoszenia powodującego naruszenie, powinieneś być przygotowany na obronę sygnalisty przed działaniami narażającymi go na utratę dobrego imienia czy naruszenie dóbr.

W takiej sytuacji konieczne jest opracowanie wezwania do zaniechania naruszeń lub usunięcia jego skutków. Trzeba pamiętać, że przepisy mają na celu ochronę danych sygnalistów, zatem już teraz należałoby przynajmniej opracować założenia regulaminów/ rejestrów zapewniających odpowiednią ochronę tych osób. Także należy rozważyć przygotowanie dokumentów związanych z zapewnieniem poufności ich danych wewnątrz Twojej firmy, realizowania obowiązku informacyjnego, a także postępowania z takim zgłoszeniem. Dodatkowo po wejściu w życie ustawy trzeba będzie dostosować regulamin pracy do wymogów nowej ustawy.

Problematyka jest ważna i trudna dlatego w razie pytań zapraszam do kontaktu.

Autor: Mec. Ewelina Ładyga-Buczko